Neues Projektteam – Projekte erfolgreich leiten

Projekte erfolgreich leiten – ein Interview mit Dr. Martin Moss zu einem Praxisbeispiel.

Das neue Projektteam – ein Praxisbeispiel aus der Reihe „Projekte erfolgreich leiten“

Frage: Welche Ausgangssituation haben Sie vorgefunden in diesem Projekt?

Dr. Martin Moss:
Einer meiner Coaching-Kunde wurde von einem großen Unternehmen beauftragt, neuen Technologien in das Unternehmen einzuführen. Er wurde als externen Projektleiter beauftragt. Sehr schnell bemerkte er, dass es in diesem Projekt bereits Aktivitäten vor seiner Zeit gab. Das Projekt startete vor zwei Jahren und einige Dokumente zeigten: es wurde bereits vor zwei Jahren mit möglichen Lieferanten gesprochen, und es gab auch konkrete Angebote von diesen Lieferanten. Man sah deutlich, dass das Projekt irgendwie läuft. Auf der anderen Seite gab es keine Projektdokumente. Das heißt: es gab keine Projektpläne, keine fixierten Zieldefinitionen, keine Meeting Minutes und es war auch kein fest definiertes Projektteam vorhanden.

Der Projektsponsor selbst sah das Projekt als nicht besonders schwierig an und erwartete, dass es innerhalb von 9 Monaten umgesetzt würde, obwohl wie gesagt, seit 2 Jahren nichts erreicht worden war und es kein Projektteam gab.

Aus seiner Sicht, sollte der Projektleiter einfach die „Peitschen-Methode“ einsetzen, um mit dem Druck (es ist ja schließlich ein Vorstandprojekt) andere Bereiche, die man zwingend dazu braucht, zu überzeugen – mitzuarbeiten. Auf diese Weise sollte er das Projekt erfolgreich leiten.

Der externe Projektleiter hat sofort im ersten Meeting erkannt, dass keiner gerne an diesem Projekt mitarbeiten wollte. Die vom Sponsor vorgeschlagenen Personen haben ihm ganz klar zu verstehen gegeben: „so wie das Projekt seit zwei Jahren „herum dümpelt“, warum sollten sie hier irgendwelche Energie und Zeit investieren. Auch wenn das ein Vorstandsprojekt ist, sie haben das nicht zu vertreten, dass es bisher so schlecht lief. Und da ist seit zwei Jahren nichts wesentliches passiert ist, warum sollte es gerade jetzt anders laufen.“

Und unter uns gesagt, würde ich auch genauso machen. Wenn ich zwei Projekte zur Auswahl habe, und bei einem sehe ich seit zwei Jahren dümpelt das herum, da gibt es einen Projektsponsor, der mich mit der Peitsche zwingen will mitzumachen, obwohl da nichts dabei herauskommen wird. Und ich weiß, mein Chef schützt mich, da werde ich doch lieber das andere Projekt unterstützen, bei dem ich weiß – das ist erfolgreich, macht Freude – da mache ich gerne mit. Und genau diese Situation war hier gegeben.

Und genau in diesem Moment, hat sich mein Coaching-Kunde dazu entschlossen mich anzurufen, und mich um Unterstützung zu bitten.

Frage: Was waren die größten Probleme aus Ihrer Sicht?

Dr. Martin Moss:
Zum Einen, dass die Motivation des möglichen Projektteams so schlecht war und zum Anderen, dass es kein richtiges Projektfundament gab, mit dem man die Teammitglieder überzeugen könnte, dass das Projekt wertvoll und erfolgreich sein wird. Der Projektleiter startete nicht bei „Null“, sondern durch die Vorgeschichte des Projektes bei „minus 10“.

Frage: Welche Vorgehensweise haben Sie bei Ihrer Methode zur Projektsteuerung?

Dr. Martin Moss:
Mit meiner Projektsteuerungsmethode „Bridging for Motivation“ gehe ich immer 3 Schritte durch. Diese sind – Erkennen, Entschlüssen und Lösen. Das Erkennen von Symptome, anschließend wird anhand der Symptome die Ursache(n) entschlüsselt und dann suche ich nach einer Lösung für die Ursache.

Die Lösungen sind oft unkonventionell und entsprechen nicht dem klassischen PM-Lehrbuch. Projekte erfolgreich zu leiten geht nicht immer streng nach dem Lehrbuch.

Frage: Welche Symptome haben Sie hauptsächlich in diesem Projekt gefunden?

Dr. Martin Moss:
Um sich ein klareres Bild zu verschaffen, ist der externe Projektleiter ins Gespräch mit den Einzelnen gegangen. In den einzelnen Gesprächen hat sich ganz klar gezeigt, dass keiner glaubte, dass es hier zu einem Erfolg kommen kann. Die Verantwortung, die wollte keiner auf sich nehmen, hier auch irgendwie Zeit zu investieren, und genau das war der Punkt: Ein Projekt kann nur erfolgreich werden, wenn ich ein so genanntes „Winning Team“ habe.

Frage: Was verstehen Sie unter einem „Winning Team“?

Dr. Martin Moss:
Wer macht denn die Arbeit. Das Projektteam macht die Arbeit. Nur wenn das Team gemeinsam an einem Strang zieht, auf das gleiche Projektziel zu und das noch pro-aktiv und freiwillig, dann habe ich eine Chance das Projekt erfolgreich umzusetzen.

Ein „Winning Team“ zeichnet sich auch dadurch aus, wenn zum Beispiel der Projektleiter verhindert ist und das Team das wöchentliche Meeting freiwillig ohne ihn durchführt. Das Team kennt seine Aufgaben, es weiß wo es lang geht.

Frage: Was war das Ergebnis Ihrer Ursachenanalyse?

Dr. Martin Moss:
Hier gehe ich in meiner Projektsteuerungsmethode immer eine Chekliste durch, um zu analysieren, wo die Ursache der gefundenen Symptomen liegt. Und die Ursache hier war ganz klar, dass ein gutes und strukturieres Fundament in diesem Projekt fehlte.

Das heißt, ein Projektfundament, welches zeigt, dass der Projektleiter alles auf einem hohen Niveau handhabt – mit einem solchen professionellem Fundament gewinnt man die Personen, die man im Projekt benötigt.  Im Detail ist das auch der Inhalt meines Online-Kurses ProjektStartTurbo.

Frage: Welche Empfehlung hatten Sie für den Projektleiter? Was war die Lösung für dieses Projekt?

Dr. Martin Moss:
Die Empfehlung an meinem Coaching-Kunde, der Projektleiter war: stelle ein professionelles Projektfundament auf. Und genau diese Lösung hat dann mein Coaching-Kunde umgesetzt. Er ist hergegangen, hat das Ziel genommen, hat hier die Teilziele definiert, Projektstruktur und Tasks geplant. Hat alles erstellt was für eine strukturiertes Projekt wichtig ist. Anschließend hat er wieder mit den geplanten Projektteammitglieder gesprochen und es ihnen erläutert. Danach hat sich auch weitere Ansprechpartner und Experten im Unternehmen gesucht, die gefehlt haben und die für das Projekt benötigt wurden.

Er hat ihnen das Projekt vorgestellt und gezeigt, was er bereits alles aufgesetzt hatte, wo es hingehen soll und wie er das Projekt voranbringen wird. Er erwähnte die regelmäßigen Meetings und wer dabei sein sollte. Es begann sich in den Köpfen der Mensch etwas zu verändern und sie erkannten, dass das Projekt erfolgversprechend war. Zudem handelte es sich ja um neuen Technologie, wo auch ein gewisses Interesse von Seiten der Fachexperten war.

Und dann ist folgendes passiert. Die Mitarbeiter, die am Anfang eine harsche Kritik an das Projekt geübt haben, haben gesehen, wie das Projektfundament professionell aufgebaut wurde. Und genau da haben sie ihre Meinung geändert, und ja sie wollten dabei sein und an diesem Projekt mitarbeiten.

Frage: Wie hat sich das Projekt weiter entwickelt? Hat es zum Erfolg geführt?

Dr. Martin Moss:
Der Projektleiter hat ein richtiges Projektfundament aufgebaut und das war das richtige Signal für das Projektteam. Das „Winning Team“ hat in die gleiche Richtung gezogen, und konnte dementsprechend auch die Ziele, die gesetzt worden sind erreichen.

Die einzelnen Detailziele wurden mit dem Team und mit den Fachexperten gemeinsam festgelegt und besprochen. Und diese Ziele wurden dann auch erreicht.

Der Projektsponsor sah am Ende, dass das Projekt anders geführt wurde, als er das vorgeschlagen hatte, also nicht mit „Zuckerbrot und Peitsche“, sondern als Teamprojekt. Eine schöne Überraschung war, als er dem externen Projektleiter am Ende des Projektes noch ein Abschiedsgeschenk übergeben hat.

Wenn Sie eins der Tools von Dr. Martin Moss kennenlernen möchten: hier Eintragen und gratis sein Video anschauen

Den Podcast finden Sie hier:

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1 Antwort : “Neues Projektteam – Projekte erfolgreich leiten”

1. Andrea Windolph sagt:

   13. Januar 2014 um 13:59 Uhr

   Das zeigt doch wieder einmal, wie wichtig ein gutes Projektfundament ist. Die Arbeit, die zu Beginn in das Aufsetzen des Projektes gesteckt wird, zahlt sich einfach immer wieder aus.
   Mit dem Vormarsch agiler Methoden scheinen viele Menschen allerdings offenbar zu verbinden, dass keinerlei Planung und Vorbereitung mehr getroffen werden muss.
   Die Fallstudie zeigt sehr schön, dass dieses Projektfundament einfach unentbehrlich ist.