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Projektdokumentation

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Gemäß DIN 69901 ist die Projektdokumentation die „Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes“ und ist ein Teil des Projektabschlusses. Wenn auch oft nach Projektabschluss viele wieder zum Tagesgeschehen übergehen, sollte sie eine Projektdokumentation auf jeden Fall erstellt werden, um bei anderen Projekten unnötige Verzögerungen und somit auch Kosten zu vermeiden.

Projektdokumentation_orangeIn der Projektdokumentation wird zum einen der IST-Zustand bei Projektbeginn aufgeführt (welche Probleme gab es zu lösen?) und was es zu erreichen galt (Soll-Zustand, durch Benennung der Ziele). Es sollte auch dokumentiert werden, aus welchen Gründen man diesen und keinen anderen Lösungsweg gewählt hat, welche Kostenvorteile sich ergeben. Die Projektdokumentation sollte bereits während der Abwickelung des Projektes erstellt werden, nicht erst im Nachhinein. Auch sollte stets geprüft werden, ob alle Sitzungsprotokolle und jede Mail aufgeführt werden sollte, oder ob es nicht reicht, auf diese zu verweisen, da sonst die Projektdokumentation einen sehr großen Umfang annehmen könnte. Allerdings muss es dann eine funktionierende Projektdokumentationsablage geben, um jederzeit auf diese nur erwähnten Dokumente zugreifen zu können.

Es sollte aber auch der Unterschied zum Projekthandbuch (dort sind alle Regelungen enthalten, die für das Projekt gelten) beachtet werden.

In der einschlägigen Literatur wird oft unterschieden nach der Art der Dokumentation:

  • Prozessdokumentation (die Beschreibung der Geschäftsmodelle und dokumentieren des Projektverlaufs)
  • Produktdokumentation (in ihr werden die Projektergebnisse dokumentiert)

Im Allgemeinen gilt der Grundsatz „ Je genauer sie ist, desto weniger Arbeit hat man dann bei den Nachfolgeprojekten“.

Typischer Aufbau einer Projektdokumentation

Zur Projektdokumentation gehören alle Unterlegen, die in einem direkten Zusammenhang mit dem Projekt stehen, also auch der Projektauftrag, der Projektstrukturplan, Pläne und der Schriftverkehr, nicht nur der Projektbericht.

Also könnte die Projektdokumentation zum Beispiel wie folgt aussehen:

  • Ist-Analyse im Projektvorfeld
    • Die genaue Aufgabenstellung (Soll-IST-Vergleich)
    • Die Anforderungen
  • Die Ziele des Projektes ( als SOLL-IST-Vergleich)
  • Zeitliche Planung mit evtl. Meilensteinen
  • Aussicht auf die Wirtschaftlichkeit
  • Ablauf des Projektes
  • evtl. weitere Folgeaktivitäten, sofern schon voraussehbar
  • Anklagen und Anhänge, wie z.B.
    • das Pflichtenheft
    • die Kalkulation des Preises oder des Nutzens für das Projekt
    • Test- und Abnahmeunterlagen u. anderes.

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