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Steering Commitee – Lenkungsausschuss

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Mit Steering Commitee wird im Projektmanagement der Lenkungsausschuss bezeichnet, in der Projektorganisation das oberste beschlussfassende Gremium und das verbindende Glied zwischen Projekt und Unternehmen. Er umfasst alle Beteiligten an einem Projekt (stakeholder).

Steering Committee_orangeDie Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Zielsetzungen sollten schon zu Beginn festgelegt werden. In regelmäßigen Sitzungen werden die zwei wesentlichen Funktionen (Überwachung der Projektergebnisse und Feststellung eventueller Planabweichungen) besprochen. Um das Projekt erfolgreich zu Ende führen zu können muss es in die Unternehmensorganisation eingebunden sein. Vordergründig hängt der Erfolg auch davon ab, in wie weit der verantwortliche Linienmanager auch in den Prozess des Projektmanagements eingebunden ist und einzelne Aufgaben auch selbsttätig übernehmen kann. Auch hat sich in bestimmten Projekten bewährt, ein Mitglied des Betriebsrates mit einzubeziehen, allerdings müssen seine Rolle und deine Befugnisse vorab festgelegt werden, es reicht meist eine rein informelle Rolle.

Hauptaufgaben des Steering Commitee

Vom Lenkungsausschuss werden beschloßen bzw. ausgeführt

  • Die Formulierung des Projektauftrages (Zielsetzung und Rahmenbedingungen).
  • Die Ernennung des Projektleiters.
  • Die Zuteilung der Ressourcen.
  • Die Entscheidung über den Stopp oder die Unterbrechung des Projektes.
  • Die Freigabe und Zuweisung des Budgets.
  • Die Freigabe der einzelnen Phasen eines Projektes.
  • Die Festlegung des Beratungsausschuss.
  • Die Einordnung des Projektes in die Unternehmensorganisation inkl. der Vergabe der Leitungsbefugnis an den Projektleiter.
  • Die Festlegung der Meilensteine des Projektes.
  • Das Treffen der außerhalb der Projektleiterkompetenz liegenden Entscheidungen.
  • Die Festlegung der Prioritäten, und bei gelichzeitigem Erreichen von Teilaufgaben dessen Reihenfolge.
  • Vor allem aber auch die Unterstützung des Projektleiters.
  • Die Durchsetzung übergeordneter Unternehmensinteressen, sofern vorhanden.
  • Hat auch die Verantwortung für das Risikomanagement und die Qualitätssicherung.

Da häufig Entscheidungen getroffen werden müssen, die mehrere Bereiche betreffen, sitzen im Lenkungsausschuss vor allem Mitarbeiter der hierarchischen Spitze.

Treffen sollten monatlich stattfinden. Darüber hinaus aber auch immer bei Bedarf, wenn es was wichtiges zu entscheiden gilt.

Information und Kommunikation

Meist haben Projektleiter und –teams das Gefühl, dass sie ihrer Informationspflicht mit der Präsentation im Lenkungsausschuss, oder durch Gespräche mit dem Auftraggeber, nachgekommen sind. Doch wenn die Lenkungsausschussmitglieder keine Notwenigkeit sehen, ihre Informationen weiterzugeben, entstehen leicht Gerüchte und Spekulationen. Daraus wächst oft eine wachsende Unruhe, woraus später dann Wiederstand wird, wenn das Objekt umgesetzt wird. Deshalb sollte bereits früh festgelegt werden, wer welche Rolle bei der Informationsverteilung hat. Der Projektleiter spielt hier als Führungspersönlichkeit eine wichtige Rolle.

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