Projektbeteiligte motivieren

Expertenvideos – Staffel 1, Teil 4: Wie kann ich schnell und routiniert einzelne Projektbeteiligte motivieren?

In diesem Teil geht es darum wie ich als Projektleiter meine Projektbeteiligten schnell und routiniert in mein Projekt integrieren kann, d.h. das sich diese Projektbeteiligten selbst aus dem Projektfundament motivieren.

Die vorhergehenden Teile haben gezeigt, wie Motivation aus meiner Sicht in Projekten aufgebaut werden sollte und warum das Projekt derart interessant sein sollte, dass jeder einzelne Projektbeteiligte dabei sein will, sein Expertenwissen beitragen will und auch bis zum erfolgreichen Projektende partizipieren möchte.

Motivation war das Thema im ersten Teil. Im Teil 2 habe ich Ihnen gezeigt, wie ich die Projektbeteiligten nach ihrem Interesse im Winning Team System erfasse und in Teil 3 ging es um die Projektsteuerung Bridging for Motivation® mit den dahinter liegenden Methoden und Vorgehensmodellen.

Hier und heute, in diesem vierten Teil geht es darum, wie Sie die Projektbeteiligten jetzt integrieren können.

Motivation ist ein Gefühl und kann nicht in einer Großpackung im Projekt verabreicht werden, auch das gerne praktizierte „Tschakkaa, Tschakka“ ist keine gute Lösung. Aus diesem Grund müssen wir als Projektleiter für die Projektbeteiligten, die sich für unser Projekt motivieren sollen, etwas machen.

Machen – wir sind die „Macher“ der Projekte, wir können das Projekt so aufbauen, dass es z.B. für den Projektsponsor derart interessant ist, dass er auf jeden Fall dabei sein will. Dazu müssen wir als erstes wissen, wie seine Motivation überhaupt ist. Ist der Projektsponsor jetzt bereits gewillt pro-aktiv und freiwillig in unserem Projekt mitzuarbeiten?

Es gibt Projekte, die sogar dem Projektsponsor „auf`s Auge gedrückt worden sind“ und er ist gering oder gar nicht an diesem Projekt interessiert. Aus meiner Sicht ist das eine Katastrophe für mich als Projektleiter und für das Projekt, welches ich erfolgreich abliefern will. Hier müssen wir als Projektleiter definitiv aktiv werden, damit der Projektsponsor sein oder besser unser Projekt interessant findet.

Dafür verschaffe ich mir im ersten Schritt einen Einblick darüber, wie hoch die Motivation für den einzelnen Projektbeteiligten, in unserem Beispiel der Projektsponsor, überhaupt ist. Da es sich bei Motivation um ein Gefühl handelt, können wir es bestenfalls nur einschätzen. Und genau in diesem Punkt hilft uns die Projektsteuerung mit einer Methode, so dass wir gezielt, methodisch und fundiert diese Einschätzung vornehmen können.

Über folgende zwei Fragen schätze ich selbst die Motivation ein.
Bedingt durch die begrenzte Länge dieses Video und Artikels kann ich Ihnen hier nicht alle Details wiedergeben. Ich möchte Ihnen allerdings die Idee vermitteln. Und dafür bekommen Sie folgende zwei Fragen:

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1) Ist das Ziel so interessant, dass der Einzelne dabei sein will?

Die Methodik in der Projektsteuerung gibt mir noch Checkliste mit an die Hand, mit der ich im Detail diese Einschätzung vornehme. Damit habe ich ein Vorgehen für die Einschätzung an der Hand, die es mir erlaubt schnell und routiniert vorzugehen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass hierüber auch abgeleitet werden kann, wie ich als Projektleiter das Projekt anschließend aufbauen muss, damit sich der Projektbeteiligte selbst motiviert. Das ist die herausragende Stärke dieser Vorgehensweise.

In unserem Fall des Projektsponsors frage ich mich also, ob das Ziel für ihn so interessant ist, dass er in meinem Projekt involviert sein will? Stellen wir uns vor, dass ich eine neue gesetzliche Regelung im Projekt umsetzen darf und der Projektsponsor ist einfach nur genervt über dieses Thema, da es ihn aus seiner Sicht nur unnötig Zeit und Ressourcen kostet.

Mit der Checkliste der Projektsteuerung kann ich jetzt sehr gut einschätzen, wie seine Motivation ist und auch warum diese so ist. Die hier sehr logische Einschätzung des Projektsponsors ergibt, das er das Ziel bei weitem nicht interessant findet. Allerdings liegen die Fakten in der Realität selten so offensichtlich, wie hier in unserem Beispiel.

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2) Ist die Aufgabe so interessant, dass der Einzelne auf seinen Beitrag stolz sein will?

Die Einschätzung ergibt, dass die Aufgabe als Projektsponsor genau die richtige für den Finanzdirektor ist und hier die Motivation auf einem hohen Level ist.

Die Einschätzung zeigt, dass ich, um das Projekt für den Projektsponsor interessant zu gestalten, das Ziel für ihn verändern muss.
Durch einen Zufall finde ich heraus, dass genau dieses Projekt für den Vertriebsleiter eigentlich interessant ist. Der Grund: wir wären die erste Firma am Markt, welche die neuen Gesetzesregelung umsetzt.

Zudem bemerkt der Vertriebsleiter, dass ich das Projekt sehr erfolgsversprechend aufbaue, damit er es auch für Vertriebszwecke nutzen kann. Hier sieht der Vertriebsleiter die Möglichkeit, als erste Firma am Markt, damit Werbung zu machen und Neukunden zu gewinnen.

Aus diesem Grund entscheidet sich der Vertriebsleiter das Projekt zu unterstützen und er möchte außerdem mit in den Lenkungsausschuss. Zudem bringt er den Marketingleiter mit, dem diese Idee auch sehr gut gefällt.

Und wie glauben Sie wird jetzt der Projektsponsor reagieren? Auf einmal hat das Projekt die Unterstützung des Vertriebsleiter und Marketingleiters. Jetzt kann der Projektsponsor zeigen, dass er etwas dem Unternehmen liefern kann, mit dem neuer Umsatz generiert werden wird. Eine Situation, die er als Finanzdirektor i.d.R. nicht so oft erlebt.

Das Projekt gibt dem Projektsponsor eine Möglichkeit zu zeigen, wie er solche Themen Umsatz wirksam für das Unternehmen in die Hand nimmt. Mit dieser neuen Gegebenheit ist das Ziel für den Projektsponsor jetzt sehr interessant.

Dieses Beispiel zeigt sehr gut, wie über die beiden Fragen Ziel und Aufgabe, die Motivation eingeschätzt werden kann. Danach kann relativ leicht abgeleitet werden, welche Maßnahmen ich durchführen sollte, um das Projekt für den eingeschätzten Projektbeteiligten interessanter werden zu lassen.

Um den Projektsponsor, als einen wichtigen Projektbeteiligten zu motivieren, habe ich das Ziel derart erweitert, dass das Projektergebnis mit großem Interesse auch vom Vertriebsleiter genutzt werden kann, um Neukunden zu gewinnen. Dadurch wurde das Projekt für den Finanzdirektor aus Prestige-Gründen interessant, da er damit zusätzlichen Umsatz bzw. Neukunden dem Unternehmenserfolg zusteuern kann.

Natürlich war das jetzt ein einfaches und offensichtliches Beispiel. Die Projektwelt ist in der Praxis jedoch immer etwas bunter, komplexer und auch schwieriger. Und genau deswegen gibt es die Projektsteuerung mit ihren Tools und klarer Methodik, als Möglichkeit mit der ich meine Projekte effektiv und zielgerichtet steuern kann. Dieses Beispiel von heute führt mich zu einer weiteren Frage, die in der nächsten Folge dieser Staffel behandelt wird:

Woher bekomme ich die Informationen für die Einschätzung?