Die richtigen Projektziele definieren

Expertenvideos – Staffel 1, Teil 8: Wie definiere ich die richtigen Projektziele?

Auf Grund der Rückmeldungen und Fragen hier ein achter Teil – ein Bonus in Staffel 1. In diesem Bonusteil erzähle ich Ihnen, wie ich die richtigen Projektziele in meinen Projekten definiere und setze.

Zu diesem Thema passt sehr gut, was ich in einem Artikel über das Projekt, den Bau des Opernhaus von Sydney, gelesen habe. Der Bau des Opernhaus hat damals deutlich länger gedauert als geplant, deutlich mehr gekostet hat als budgetiert und die Anzahl der Muscheln war geringer als beauftragt.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Projektleiter in diesem Projekt und müssen jetzt während der Projektlaufzeit den Kunden informieren, dass es länger dauern, dass es mehr kosten und dass er weniger bekommen wird.

Ich gehe davon aus, dass dies für den Projektleiter und das gesamte Projektteam definitiv keine Freude war. Vermutlich wird dort eher Druck und schlechte Stimmung aufgekommen sein.

Der Artikel hat allerdings auch beschrieben, dass seither jährlich über 1 Mio. Touristen die Stadt Sidney aufgrund des Opernhaus zusätzlich besuchen. In der Retrospektive ist daher der Bau dieses Opernhaus für den Auftraggeber, die Stadt Sydney, ein sehr großer Erfolg gewesen.
Wobei ich jetzt einfach mal vermute, dass der Projektleiter und das Projektteam von diesem großen Erfolg heute nichts mehr haben.

Die richtigen Projektziele definieren

Übertragen auf unsere Projekten bedeutet das: Wenn der Projektleiter in diesem Projekt seine Ziele, nach denen der Projekterfolg gemessen wird, zu Beginn anderes formuliert hätte, dann hätte er ein sehr erfolgreiches Projekt abgeliefert.

Und genau das ist der Punkt bei der Festlegung der Erfolgskriterien eines Projekts. Ich als Projektleiter muss die richtigen Erfolgskriterien festlegen, also die reichtigen Projektziele definieren, damit mein Projekt überhaupt machbar ist und am Ende als „erfolgreich“ gesehen werden kann.

In dem oben genannten Projekt wird das gezeigt, denn mit diesem Projektauftrag und den klassischen Erfolgskriterien konnte der Projektleiter wie wir wissen, nicht erfolgreich liefern.

Das bringt mich zu den Punkten, wie ich Erfolgskriterien definiere.

1) Festlegung des Zeitpunkts, wann gemessen werden kann

Üblicherweise werden die Erfolgskriterien Zeit, Budget und Funktionalität bei Projektende bzw. Projektübergabe gemessen. Der Bau des Opernhaus von Sydney zeigt allerdings, dass dies nicht in jedem Projekt sinnvoll und vor allem zielführend ist. Frei nach dem Motto: „one size does not fit all“ muss individuell für jedes Projekt festgelegt werden, wann der Projekterfolg gemessen werden kann.

2) Festlegung der sinnvollen Erfolgskriterien

Welche Erfolgskriterien sind für die Messung meines Projekterfolgs sinnvoll?

Die Forschung zeigt auf, dass es Projekte gibt, für die Zeit und Budget eine untergeordnete Rolle spielen. Bei Projekten dieser Art geht häufig sogar der Projektauftraggeber schon von Beginn davon aus, dass die Zeit- und Budgetvorgaben überschritten werden. Und dennoch ist das Ziel so interessant für den Projektauftraggeber, dass er beides akzeptiert bzw. toleriert.

Dabei ist wichtig zu sehen, dass Zeit und Budget natürlich gemessen werden. Diese beiden Kriterien werden jedoch nicht als Erfolgskriterien für das Projekt festgelegt, was der Projektauftraggeber auch voll und ganz akzeptieren wird.

Für mich als Projektleiter bedeutet das, dass ich die Erfolgskriterien bereits am Anfang des Projektes mit dem Projektauftraggeber abstimmen und festlegen werde. Denn einmal festgelegte Erfolgskriterien lassen sich i.d.R. nur schwer in den Köpfen der Projektbeteiligten ändern.

3) Festlegung der Messbarkeit

Hier lege ich fest, wie und gegen welche Faktoren ich das festgelegte Erfolgskriterium messen werde. Die Herausforderung bei der Festlegung der Messbarkeit ist, dass die Neuartigkeit bzw. die Innovation des Projektes nicht eingeschränkt werden darf. Der Freiraum, um etwas Neues zu schaffen, muss dabei zwingend erhalten bleiben.

4) Prioretisierung der Projektziele in primäre und sekundäre Ziele

Zusätzlich lege ich auch noch primäre und sekundäre Ziele in Absprache mit dem Projektsponsor fest. Der Grund dafür ist, dass die meisten Projekt im Projektverlauf eine Überraschung für mich bereit gehalten haben, auf die ich spontan und schnell reagieren musste.

Deswegen unterscheide ich zwischen primären und sekundären Zielen. Sekundäre Ziele sind für die Erreichung des Projekterfolgs bzw. der Erfolgskriterien nicht zwingend notwendig. Im Bedarfsfall, wenn eine Überraschung auftritt und ein primäres Ziel bedroht, dann kann ich sehr schnell entscheiden, von welchen sekundären Zielen ich z.B. Ressourcen abziehen kann.

Mit diesen Ressourcen werde ich die Überraschung auflösen, um die primären Ziele, die ich auf jeden Fall erreichen muss, nicht zu gefährden. Der Vorteil in der Festlegung und Abstimmung mit dem Projektsponsor, bereits am Anfang des Projektes, ist die Geschwindigkeit mit der ich im Notfall Entscheidungen treffen und auch Aktionen durchführen kann.

Mit diesem Einblick sehen Sie, wie ich bei der Definition der Erfolgskriterien für meine Projekte vorgehe. In meinem Online-Kurs ProjektStartTurbo gehe ich noch detaillierter auf mein Vorgehen ein, d.h. Sie werden meine dahinter liegenden Methoden und mein Template kennenlernen.

Damit bin ich jetzt wirklich am Ende der Expertenvideos Staffel 1.

Für Ihr Interesse möchte ich mich herzlich bedanken und freue mich auf Ihre Rückmeldung hier im Blog, auf Youtube oder in meiner Xing-Gruppe.

Ich wünsche Ihnen für Ihre nächsten Projekte alles Gute und viel Erfolg!
Ihr
Dr. Martin Moss