Ursache fehlender Motivation im Projekt

Expertenvideos – Serie 1, Teil 6: Wie erkenne ich die Ursache, warum ein Projektbeteiligter nicht mitmachen kann?

In diesem Teil geht es um die Frage nach der Ursache fehlender Motivation im Projekt, also warum ein Projektbeteiligter nicht motiviert mitmachen kann. Die vorhergehenden Teile haben gezeigt, wie ich mit meiner Projektsteuerungsmethode vorgehe. Im letzten Teil haben Sie gesehen, dass ich die Motivation für den Projektbeteiligten einschätze und dafür ein Smilie vergebe. Um die Motivation jetzt zu verbessern, muss ich die Ursache kennen, warum die Motivation auf dem jeweils eingeschätzten Level ist.

Dazu habe ich ein Beispiel für Sie, in dem ich einen Experten aus der Fachabteilung im Projektteam einschätzen möchte. Bei der Motivation über das Ziel habe ich dem Fachexperten ein rotes Smilie vergeben. Das bedeutet, er ist ärgerlich und will eigentlich gar nicht im Projekt sein. Hier muss ich aktiv werden. Bevor ich jetzt jedoch Maßnahmen umsetzen kann, muss ich wissen warum, also die Ursache fehlender Motivation im Projekt kennen – anders ausgedrückt: warum der Fachexperte nicht motiviert mitmachen kann, denn das ist die Ursache für sein Handeln.

Meine Grundeinstellung

Kommen wir als erstes zu meiner persönlichen Grundeinstellung. Ich gehe grundsätzlich davon aus, dass mich jeder Projektbeteiligte unterstützen möchte. Von dieser positiven Grundeinstellung gehe ich generell immer aus.

Wenn mich jemand in einem Projekt nicht pro-aktiv und freiwillig unterstützt, dann gehe ich davon aus, dass der Projektbeteiligte daran gehindert wird. In anderen Worten, aus der Sicht des Projektbeteiligten gibt es einen Hinderungsgrund, der es ihm nicht ermöglicht, pro-aktiv und freiwillig das Projekt zu unterstützen.

Das ist übrigens der Grund, warum ich aus seiner eigenen Sicht und Perspektive seine Motivation einschätze und nicht was ich oder andere darüber denken. Das ist essentiell.

Wenn jetzt ein Projektbeteiligter bei meiner Einschätzung der Motivation über das Ziel einen roten Smilie bekommt, dann gibt es eben eine Ursache dieser fehlenden Motivation im Projekt. Diese Ursache nenne ich einen blockierenden Sachverhalt. Es ist also ein blockierender Sachverhalt der einen Projektbeteiligten daran hindert, pro-aktiv und freiwillig das Projekt zu unterstützen.

Über Symptome und Ursachen

Wenn ich jetzt über die Ursache fehlender Motivation im Projekt spreche, dann muss ich auch über die Symptome sprechen. Und genau das unterscheide ich sehr genau.

Stellen Sie sich einfach vor, Sie gehen mit einem Husten zum Arzt. Der Husten ist das Symptom und der Arzt wird jetzt über weitere Fragen und z.B. über das Abhören der Lunge nach weiteren Symptomen suchen. Erst wenn er genügend Symptome gefunden hat, wird er einen Rückschluss auf die Ursache z.B. Husten, Asthma, Allergie oder eine andere Krankheit ziehen. Basierend auf der gefundenen Ursache wird der Arzt dann eine geeignete Behandlung für die jeweilige Krankheit festlegen.

Dieses Vorgehen ist für uns normal und bekannt. Und genau die gleiche Idee der Vorgehensweise liegt hier in der Projektsteuerung zugrunde. Über die Informationsquellen bekommen wir die Symptome geliefert, die es dann erlauben einen Rückschluss auf die Ursache fehlender Motivation im Projekt zu ziehen.

Symptom und Ursache fehlender Motivation im Projekt können leicht getrennt werden über die Frage: „Warum?“

Das einzelne Symptom fehlender Motivation im Projekt bekomme ich über die Informationsquellen und kann die Frage nach dem Warum nicht mit diesem einen Symptom ausreichend (wenn überhaupt) beantworten. Hier ein paar Beispiele:

Zwei Projektteammitglieder streiten sich in einer Besprechung. Der Streit ist ein Symptom, denn die Frage warum sich die beiden streiten wissen wir nicht. Der blockierende Sachverhalt ist momentan nicht erkennbar.
Ein Projektteammitglied kommt ständig zu spät in die Teambesprechungen. Wieder ein Symptom, denn wir wissen nicht, warum er ständig zu spät kommt. Der blockierende Sachverhalt ist nicht bekannt.
Wir bekommen aus einem Fachbereich keine Informationen. Wieder ein Symptom, denn wir wissen nicht, warum uns der Fachbereich keine Informationen liefert und was der blockierende Sachverhalt für den Fachbereich dahinter ist.
Wir bekommen keine Ressourcen. Wieder ein Symptom, denn wir wissen erst einmal nicht warum.

Ich denke Sie bekommen das Bild und verstehen, warum es für mich so wichtig ist, zwischen Symptom und Ursache fehlender Motivation im Projekt zu unterscheiden. Denn nur das Wissen über die richtige Ursache, den wirklichen blockierenden Sachverhalt, erlaubt es mir die richtigen Maßnahmen einzuleiten. Und nur die richtigen Maßnahmen werden in der Folge den blockierenden Sachverhalt mit all seinen Symptomen in Wohlgefallen auflösen.

Der blockierende Sachverhalt in meinem Beispiel

Ich komme nun zurück auf das Beispiel mit dem Kollegen aus dem Fachbereich und dem roten Smilie für die Motivation über das Ziel. Nachdem ich jetzt einige Symptome aus allen drei Informationsquellen gefunden haben, ergibt sich ein klareres Bild.

Der blockierende Sachverhalt für den Fachexperten ist, dass er sich aus seiner Sicht in unserem Projekt nicht vor dem Top-Management beweisen kann und dies damit seiner Karriere nicht dienlich sein wird.
Mit diesem Wissen über den vorliegenden, blockierenden Sachverhalt kann ich mir jetzt gezielt für diesen blockierenden Sachverhalt Maßnahmen überlegen und umsetzen.

Wie ich jetzt die Ursache im Projekt auflöse, dazu komme ich im siebten Teil dieser Staffel.

Tipp: Sammeln Sie mehrere Symptome

Noch ein wichtiger Tipp mit auf den Weg: Schließen Sie bitte nicht zu schnell von einem Symptom auf dessen Ursache zurück.

Wenn sich zum Beispiel zwei Manager im Lenkungsausschuss öfters bis dauernd streiten und der Rückschluss gezogen wird, dass sich beide einfach nicht leiden können. Basierend darauf regt der Projektleiter eine Gesprächstherapie für beiden Manager an. Diese Anregung wird von deren Manager als gut geheißen und ein externer Berater wird dafür besorgt. Überraschender Weise, kann bereits nach zwei Sitzungen alles gelöst werden und die beiden Manager arbeiten seitdem sachlich und fachlich im Lenkungsausschuss mit.

Trauen Sie diesem Frieden? Versetzen Sie sich in die Lage eines der beiden Manager. Der Manager muss davon ausgehen, dass von den Gesprächssitzungen mit der Zeit auch einige Kollegen erfahren. Er wird deswegen versuchen, so schnell wie möglich diese für ihn peinliche Situation zu lösen, indem er das störende Symptom verändert: keine Streitgespräche im Lenkungsausschuss mehr.

Doch ist der blockierende Sachverhalt damit auch gelöst worden? Vermutlich nicht. Und dann verschwinden im besten Fall zwar die Symptome, wie die Streitgespräche im Lenkungsausschuss, jedoch der blockierende Sachverhalt brodelt noch immer im Hintergrund. Dieser wird jetzt neue, andere Symptome generieren, die i.d.R. weitaus schwieriger und langwieriger zu erkennen sind. Mit der Folge, dass die Auswirkungen im Projekt deutlich vehementer sein werden.