IT-Projekt: Steuerung und Projektplanung

Optimale IT-Projektsteuerung

Steuerung ist eines der wesentlichsten Momente im Projektmanagement. Im Allgemeinen bedeutet IT-Projektsteuerung eine Beeinflussung des Arbeitsablaufs bei einem Prozess oder einem Gerät der auf einem im Vorfeld gefertigten Plan basiert. Hat man es mit Geräten oder Maschinen zu tun, ist die IT-Projektsteuerung überschaubar, denn hier sind Faktoren und Ursachen, die zu Fehlfunktionen führen, begrenzt und berechenbar.

Die Ursachen von Fehlfunktionen in IT-Projekten

Anders bei Projekten, bei deren Umsetzung der Mensch und nicht Geräte im Mittelpunkt stehen. Eine erfolgreiche IT-Projektsteuerung gestaltet sich hier in den meisten Fällen weitaus komplexer, denn „Fehlfunktionen“ können aus den verschiedensten Gründen geschehen. Diese blockierenden Faktoren offenzulegen und zu beheben, ist Aufgabe des Projektmanagers. Eine durchaus schwierige Aufgabe, denn oftmals sind Gründe für blockierendes Verhalten weitaus anders begründet, als es dem ersten Eindruck nach erscheint.

Als Beispiel ist folgende Situation anzuführen, die verdeutlicht, dass wirkliche Ursachen von „Fehlfunktionen“ oft tiefer liegen, als es oberflächlich erscheint:

Das oberste Management gibt ein IT-Projekt in Auftrag und bittet bei der zuständigen Fachabteilung, Mitarbeiter für dieses Projekt zur Verfügung zu stellen. Problem an dieser Stelle: Die Abteilung ist bereits überlastet und hat keine wirklich freien Kapazitäten. Der Chef der Fachabteilung stellt einen Mitarbeiter nur für 0,5 Tage / Woche an das IT-Projekt ab. Um jedoch eine maximale Leistung zu erbringen, würde der Mitarbeiter 2-3 Tage in der Woche benötigen. Dies wird jedoch nicht offen kommuniziert, es ist vielmehr eine „heimliche“ Absprache zwischen dem Fachabteilungschef und dem Mitarbeiter getroffen worden.

Das Resultat: der Mitarbeiter erscheint nur selten zu Projektmeetings, erfüllt seine Projektaufgaben zu spät und liefert insgesamt eine kaum als mittelmäßig zu bezeichnende Leistung ab.

Ursachenforschung als Baustein einer IT-Projektsteuerung

Es wäre an dieser Stelle die Aufgabe des Projektleiters, das Problem zu erkennen und nach der Ursache zu forschen. Oberflächlich betrachtet würde jeder Projektleiter davon ausgehen, dass es dem Mitarbeiter an Motivation mangelt.

Wie bereits weiter oben erwähnt: Treten in Projekten Fehlfunktionen auf, liegen die Ursachen oft tiefer. Ein guter Projektleiter wird nicht automatisch davon ausgehen, dass das Problem mangelnde Motivation ist. Er wird tiefer „schürfen“, um die tatsächliche Ursache zu ergründen. In diesem Fall ist nicht der Mitarbeiter derjenige, der die Blockade verursacht. Es ist der Chef der Fachabteilung.

Würde der Projektleiter auf den wirklichen Ursprung des Problems stoßen, wäre es ihm möglich, in einem Gespräch mit dem Fachabteilungschef die Blockade zu lösen und zu arrangieren, dass der Mitarbeiter doch 2-3 Tage die Woche für das IT-Projekt abgestellt werden würde.

IT-Projektsteuerung – Ein guter Projektplan ist die Basis

Mit einem guten Projektplan, der Kommunikation zwischen allen Instanzen und zwischen allen Beteiligten beinhaltet, können die Ursachen von Fehlfunktionen und Problemen entweder komplett verhindert oder zumindest rechtzeitig aufgedeckt werden. So verstehen wir IT-Projektsteuerung.

Dr. Martin Moss by Google+