Projektplanung

Eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements ist die Projektplanung, die zweite der vier Phasen, die ein Projekt durchläuft. Zeitlich folgt sie der Projektdefinition und bereitet die eigentliche Durchführung des Projektes so gut wie möglich vor. Aber sie begleitet auch die Projektdurchführung, um bei der Durchführung auf evtl. auftretende Planungsabweichungen mit entsprechenden Um- und Neuplanungen zu reagieren,

Ein Bestandteil zu Beginn in der Planungsphase eines Projektes, ist oftmals ein Kick-Off-Workshop, wo sich das Projektteam für eine gewisse Zeit, oftmals an einem neutralen Ort, und unter Moderation eines projekterfahrenen Mitarbeiters, trifft.

Dort wird dann unter anderem der Projektstrukturplan erstellt, welcher das Projekt in Arbeitspakete gliedert, welche das Vorhaben nach technischen, aufgabenmäßigen und kaufmännischen Gesichtspunkten strukturiert,

Als nächstes wird eine Aufwandsschätzung erstellt, mittels der eigenen Erfahrungen aus der Vergangenheit aber auch aus Erfahrungen externer Experten.

Mit der Einsatzmittelplanung soll der optimale Einsatz aller verfügbaren Ressourcen (vorhandenes Personal und die verfügbaren Sach- und Betriebsmittel) gewährleistet werden. So können bereits im Vorfeld evtl. Engpässe vermieden werden. Aber auch andere Projekte, die zeitglich durchgeführt werden, müssen in die Planung einbezogen werden.

Um später eine dem tatsächlichen Aufwand entsprechenden Preis für das Projekt benennen zu können, muss auch eine Kostenplanung (detaillierte Vorkalkulation) erstellt werden. Während der Durchführung werden alle Kosten im Rahmen einer projektbegleitenden Mitkalkulation fortgeschrieben und bei Projektende dann mit einer Nachkalkulation abgeschlossen.

Durch eine Risikoanalyse im Vorfeld, und durch die Ableitung von entsprechenden Vorsorgemaßnahmen, soll das vom Gesetzgeber von jedem Unternehmen geforderte Risikomanagement erfüllt werden, da damit eine rechtzeitige Risikovorbeugung bzw. -minderung erreicht werden soll.

Aus diesen Ergebnissen der Projektplanung resultieren dann die diversen Projektpläne mit ihren definierten Meilensteinen.

Rahmenbedingungen der Projektplanung

Oft gibt es bereits eine Vielzahl von Rahmenbedingungen, unter der das Projekt durchzuführen ist. Sie sollten bereits im Projektauftrag genannt werden. Aber leider sind die grundlegenden Annahmen häufig nicht dokumentiert, so dass sie erst zur Sprache kommen, wenn es zu spät ist, da Probleme aufgetreten sind.

Der Umfang der Planung hängt vom Zeitpunkt ihrer Erstellung ab. Während bei der ersten Grobplanung oft eine grobe Zeiteinschätzung reicht, muss diese zu einem späteren Zeitpunkt detaillierter erfolgen, woraus dann evtl. eigenständige Teilpläne entstehen können.

Es können aber auch hinsichtlich der Zielgruppe, für die die Pläne erstellt werden, unterschiedliche Planvarianten entstehen. Aber dabei sollte beachtet werden, dass der Aufwand, diese Pläne konsistent zu halten, mit einem erheblichen Aufwand verbunden sein kann.

Planverfolgung und Plananpassung

In der Regel werden im Laufe eines Projektes Anpassungen nötig. Dieses muss immer im Konsens zwischen allen Beteiligten erfolgen und dabei sollte auch die ursprüngliche Zielsetzung nicht aus den Augen verloren werden.

Die notwendigen evtl. zusätzlichen Maßnahmen müssen dann in den Projektplan eingearbeitet werden und auch entsprechend dokumentiert werden.

Wenn in der Praxis kleine Anpassungen oft auch stillschweigend erfolgen, sollten sie dokumentiert werden, da Änderungen meist mit höheren Kosten und längeren Laufzeiten des Projektes verbunden sind, für die letztendlich die Projektleitung verantwortlich ist.

Dr. Martin Moss by Google+

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