Projektbeteiligte integrieren – Wen und wann?

Expertenvideos – Staffel 1, Teil 3: Auf welche Projektbeteiligten sollte ich wann ganz besonders achten?

Hier im dritten Teil der Staffel geht es um die Frage, auf wen muss ich als Projektleiter wann ganz besonders achten, also wie gehe ich vor, um Projektbeteiligte integrieren zu können. Im zweiten Teil haben ich die Grundvoraussetzung geschaffen, indem ich alle Projektbeteiligte, die ich in meinem Projekt benötige und ein Interesse an meinem Projekt haben, im Winning Team System nach ihrem Interesse aufgeführt habe.

Der Hacken ist, es können insgesamt sehr viele Projektbeteiligte sein die hier integriert werden sollen. Da stellt sich die Frage, wann muss ich wen über mein Projekt motivieren?

Im ersten Teil dieser Staffel habe ich Ihnen dargelegt, warum aus meiner Sicht Motivation nicht von außen über eine Spritze oder Tablette verabreicht werden kann. Motivation kommt von innen und dementsprechend muss ich mein Projekt derart gestalten, dass sich jeder Projektbeteiligte selbst über oder durch das Projekt motiviert.

Und genau deswegen, müsste ich mir eigentlich alle Projektbeteiligten individuell ansehen, was aber zeitlich i.d.R. unmöglich ist. Aus diesem Grund setze ich meine Projektsteuerungmethode Bridging for Motivation® ein. Diese Methode liefert mir Tools und Vorgehensweisen, um effektiv u.a. ein motivierendes Fundament für mein Projekt aufzubauen.

In dieser Situation gibt mir die Projektsteuerung Auskunft, welche Projektbeteiligten wann über das Projekt zu motivieren sind. Daher setze ich die Projektsteuerung immer wieder in meinen Projekten ein. Auf diese Weise bin ich in der Lage, Projekte mit der benötigten Motivation für die Projektbeteiligten effektiv aufzubauen.

In der kürze dieses Videos bzw. Artikels kann ich nicht alles im Detail erklären. Dennoch werde ich anhand einiger wesentlicher Beispiele mein Vorgehen darlegen.

1.) Wer? – Also, welche Projektbeteiligten sollte ich als erste integrieren?

Beginnen wir mit dem – Wer? Die Projektsteuerung gibt mir ganz klar vor, welche Projektbeteiligte ich wann integrieren sollte. Sie sehen, dass ich gerade das Wort Motivation mit dem Wort Integration ersetzt habe. Der Grund ist, dass ich niemanden motivieren kann, da Motivation von nur innen kommt.

Ich kann als Projektleiter lediglich das Projekt so interessant gestalten, dass sich jeder Einzelne darüber motiviert, d.h. sich selber für das Projekt und dessen Inhalte und Aufgaben begeistert. Und dann, wenn der Projektbeteiligte motiviert ist, dann will er mitmachen, dann will er mit seinem Know-How beitragen und bei dem erfolgreichen Projektende dabei sein. Wenn ich als Projektleiter das geschafft habe, dann habe ich den Projektbeteiligten integriert.

Die ersten drei Personen bzw. Projektgruppen, die ich als erstes integriere, also für die ich das Projekt so aufbauen werde, dass sich diese Projektbeteiligten selbst daraus motivieren werden, sind:

Der Projektsponsor
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Die Wichtigkeit des Projektsponsors für jedes Projekt muss nicht mehr erläutert werden. Neben seiner Funktion das Projekt politisch zu vertreten, ist auch das Verhältnis zwischen Projektleiter und Projektsponsor aus meiner Sicht ein guter Indikator, wie das Projekt verlaufen wird. Hierzu finden Sie auch ein sehr interessantes Podcast-Interview auf meinem Blog.
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Das Projektteam
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Das Projektteam bzw. alle Projektteammitglieder machen die Arbeit. Sie hauchen dem neuen Produkt oder Service Leben ein. Hier werde ich jedes einzelne Projektteammitglied integrieren. Sie müssen „Feuer und Flamme“ für mein Projekt sein. Nur dann habe ich ein Winning Project Team mit dem ich effektiv und schnell das gemeinsame Projektziel erreichen werde.
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Der Lenkungsausschuss
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Auch die Mitglieder des Lenkungsausschuss integriere ich bewusst in mein Projekt. Es ist für mich eben nicht selbstverständlich, dass ich in diesem Kreis volle Unterstützung bekommen werden. Doch genau diese möchte ich haben.Ich möchte, dass alle Mitglieder im Lenkungsausschuss sehr interessiert an meinem Projekt sind, immer wieder gespannt und neugierig auf den aktuellen Status sind und das gemeinsame Projektziel auch so schnell wie möglich live sehen wollen. Nur dann werde ich von ihnen auch die benötigte Unterstützung bekommen, die ich für mein Projekt benötige.
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Das sind die ersten Projektbeteiligten, bei denen mir die Projektsteuerung klar vorgibt, das ich diese auf jeden Fall integrieren muss. Weiterhin gibt mir die Projektsteuerung auch vor wann, wann ich diese genannten Projektbeteiligten integrieren soll.

Während diese Beispiele statisch sind, d.h. diese Projektbeteiligten werde ich immer zu dem gleich genannten Zeitpunkt integrieren, so geht die Projektsteuerung auch noch einen Schritt weiter.

Die Motivation einzelner Projektbeteiligter kann sich über Zeit verändern. Gerade in der längsten Projektphase, der Durchführungsphase, kann es Ereignisse geben, die sich auf die Motivation der Projektbeteiligten auswirken. Auch dafür gibt mir die Projektsteuerung die richtigen Mittel mit auf dem Weg. Auf Grund der Länge dieses Artikels (bzw. des Videos) bleibe ich jetzt allerdings bei den drei oben genannten Beispielen.

2.) Wann? – Zu welchem Zeitpunkt integriere ich welche Projektbeteiligten?

Ich unterstelle einen generischen Projektlebenszyklus mit den vier Phasen Initiierung, Planung, Durchführung und Übergabe.

Der Projektsponsor
Wenn ich als Projektleiter von Anfang an dabei bin, dann werde ich den Projektsponsor bereits in der Initiierungsphase nachhaltig integrieren. Mit anderen Worten, ich werde das Projekt bereits in der Initiierungsphase für den Projektsponsor so aufbauen, dass der Projektsponsor dabei sein will. So dass er mit seinem Wissen beitragen will und das erfolgreiche Projektende gar nicht mehr erwarten kann.

Die Wichtigkeit des Projektsponsors möchte ich nochmal unterstreichen und damit verbunden werde ich mir genügend Zeit nehmen, ihn nachhaltig zu integrieren und als Projektleiter werde ich auch bis Projektende sehr darauf achten, dass seine Motivation auf einem hohen Level bleibt.
Das Projektteam
Das Projektteam kommt oft bereits in der Planungsphase zusammen, d.h. über diese Phase kommen die einzelnen Projektteammitglieder in das Projekt. Am Ende der Planungsphase oder am Anfang der Durchführungsphase kommt das gesamte Projektteam i.d.R. zum Kick-Off zusammen.

Genau in dieser Zeit – und folgend über die gesamte Planungsphase – kann ich das Projekt für die einzelnen Projektteammitglieder aufbauen. Und zwar in der Art, dass jedes Projektteammitglied, die Ziele interessant für sich findet, die übernommene Aufgabe für sich interessant findet und bis Projektende auf jeden Fall dabei bleiben will.
Der Lenkungsausschuss
Der Lenkungsausschuss kommt meistens in der Planungsphase das erste Mal zusammen. Einige der Mitglieder sind bereits in der Initiierungsphase bekannt und können demnach dort gleich integriert werden. Die verbleibenden Mitglieder werde ich dann in der Planungsphase integrieren.

Mit diesem strukturierten Vorgehen der Projektsteuerung verteilt sich die Integration der genannten Projektbeteiligten über die ersten zwei Projektlebenszyklen. Das gibt mir ausreichend Zeit – quasi fast nebenher – die Projektbeteiligten individuell zu integrieren, damit diese sich selbst motivieren.

Und das bringt mich zu der Frage des nächsten Teils:

Wie kann ich schnell und routiniert einzelne Projektbeteiligte motivieren?